//
Top Tasks

Waarom de telefoonlijst de kern van het intranet is

Een toptakenanalyse voor een intranet levert vaak een vaste top 2 op: vind een collega en reserveer een vergaderzaal. Die zijn zo gemeenschappelijk aan zoveel bedrijven en telkens weer komen ze, indien niet in de top 2, dan toch in de long neck naar boven. Toch zijn interne telefoonlijsten vaak erbarmelijk en onefficiënt.

Weinig HR-mensen of intranetverantwoordelijken schijnen te beseffen dat het van de efficiëntie van de taken afhangt of mensen hun intranet gebruiken. Het intranet zou een werkinstrument moeten zijn, vaak is het niet meer dan een zoekinstrument.

Summary:
That is exactly what top task analysis does: to find out what the most important tasks on a website are, and then to make these tasks more efficient. In intranets, two tasks should function without a glitch: find people and book a room. The better it works, the more the intranet will be considered a working environment, rather than the HR propaganda corner.

Wil je ze het laten gebruiken, zorg dan dat ze alvast die twee belangrijkste intranettaken efficiënt kunnen uitvoeren. En zeker taak nummer één: vind een collega.

Vind een collega: in grote bedrijven is het intern telefoonboek essentieel als mensen moeten samenwerken. Telefoonnummer, meervoud eigenlijk, en e-mailadres zijn standaardinformatie. Maar in samenwerken gaat het verder dan dat. Werknemers zoeken ook competenties, collega’s die ze niet kennen maar met wie ze zullen samenwerken in een project. Of ze zoeken een vervanger voor een collega die niet beschikbaar is.

Functie, bevoegdheid en vaardigheid

Goede functieomschrijvingen en correcte bevoegdheden en vaardigheden zijn dus evenzeer essentiële onderdelen van het telefoonboek in een onderneming. En met goed en correct bedoel ik: geschreven vanuit het standpunt van de samenwerking tussen collega’s, niet van een HR-classificatie die dient voor de omschrijving van de delicate balans van de loonschalen (of de perceptie van die balans) of die dient voor de volgende personeelsadvertentie als een vervanger moet worden aangeworven.

Want ook dat is toptakenanalyse: rekening houden met wie de taken moet uitvoeren. Op een publieke website worden bezoekers vaak weggejaagd door het interne vakjargon van het bedrijf. Hoeveel bedrijven hebben op hun site niet een ‘Onze partners’ rubriek, waarmee ze de verkooppunten bedoelen. “Neen, wij hebben geen doorverkopers, dat zijn onze partners.” Allemaal goed, maar bezoekers zoeken verkooppunten.

Idem in intranetten. De inhoud van intranetten wordt al te vaak geschreven vanuit het directiestandpunt. En zo komt het dan dat werknemers het intranet als een vreemde omgeving ervaren, waar ze niet efficiënt vinden wat ze zoeken.

Contact en agenda

Daarom ook dat het intranettelefoonboek (mag je het zo nog wel noemen) best ook aan de agenda gekoppeld is. Of en wanneer de persoon ter beschikking is, met vakantie, met zwangerschapsverlof, op zakenreis, enz. Contact en beschikbaarheid.

Efficiënt tijdsgebruik is de essentie van toptakenanalyse. Als werknemers – en alle sitebezoekers, trouwens – niet hun meest precieuze bezit, tijd, moeten opofferen aan de verkeerde inzichten van webbeheerders en directies, dan zouden ze veel tevredener zijn en het intranet of de site in kwestie zeker opnieuw gebruiken.

Voor intranetten is het essentieel dat ze als een werkplek wordt ervaren, een efficiënte werkplek, en niet het propagandakanaal van de directie, of de plek voor de voordelen in natura, de foto’s van het personeelsfeest en de voorwaarden voor verlof zonder wedde. Intranetten zijn er om samenwerken makkelijker te maken, zeker in grote organisaties, of in bedrijven met meerdere geografische vestigingen. En let op: door de groei van mobiel werken en thuiswerken, hebben zeer veel bedrijven veel geografische vestigingen.

Toptakenanalyse doet precies dat: uitzoeken wat de belangrijkste taken zijn op een bepaalde site of intranet en die taken efficiënter maken. Als de toptaken hun beurt hebben gehad, komen al de andere taken onder hetzelfde kritisch oog. Toptakenanalyse is analyse van alle taken op een intranet of website.

About Toon Lowette

Customer is not king on the internet, he is dictator. Online services are successful if they allow the customer to do what he came for efficiently and without confusion. Toon Lowette is online publishing consultant in the Customer Carewords network of Gerry McGovern. Task management is the central issue. We teach websites to manage the task, not the content, not the technology. We teach websites to become relentlessly customer centric.

Discussion

One thought on “Waarom de telefoonlijst de kern van het intranet is

  1. Ik zou nog verder gaan: toptaken zijn die taken
    – die de bezoeker naar de website brengt en zo efficiënt mogelijk wil regelen
    – die de eigenaar van de site zo efficiënt wil organiseren met behulp van een website en een verstandig proces. Dwz aan een zo laag mogelijke kost door bv. interventie van eigen mensen (verkopers, consultants, helpdesks, after-sales) tot een minimum te beperken.

    Maw niet alleen de website maar het volledige proces achter de taak wordt geïmpacteerd.
    Het is maar een gedacht🙂

    Posted by Hendrik Geleyte | 11 July 2013, 21:38

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: